Метод Pomodoro: как научиться управлять своим временем

Вы когда-нибудь задавались вопросом, сколько времени на самом деле занимают дела, если вычесть часы прокрастинации, залипания в ленте соцсетей и полностью сконцентрироваться на работе? Увы, мы тоже этого не знаем. Однако нашли способ, как можно ускорить выполнение любой задачи и повысить эффективность, не отказывая себе в отдыхе и развлечениях. В этой статье расскажем о методе Pomodoro — способе эффективно организовать свой рабочий процесс.

Что такое принцип Pomodoro в тайм-менеджменте

Pomodoro, или метод помидора, — эффективная техника тайм-менеджмента, которую разработал итальянский студент Франческо Чирилло в конце 1980-х годов. Принцип включает в себя деление рабочего времени на активные периоды и время отдыха. Как правило, ставится таймер на 25 минут работы и 5 минут отдыха. Эти отрезки времени 25 + 5 минут называют помидорами ― в честь кухонного таймера в виде помидора. 

Основная идея метода Pomodoro заключается в том, чтобы сосредоточиться на задаче в течение короткого времени, а затем сделать перерыв — снять напряжение и отдохнуть. В конце каждого цикла, обычно состоящего из четырёх «помидоров», рекомендуется сделать длинный перерыв. Метод Pomodoro помогает улучшить продуктивность и эффективность работы, так как он позволяет поддерживать высокий уровень концентрации и предотвращает усталость и перегрузку информацией.

Зачем нужен метод помидора

Благодаря этому методу вы сможете закрыть сразу несколько вопросов на пути к комфортной и эффективной работе.

Улучшить концентрацию

Разделение рабочего времени на небольшие «помидоры» помогает сосредоточиться на задаче в течение ограниченного времени. Это позволяет быстрее включаться в работу и улучшает фокусировку внимания на задаче.

Предотвратить усталость

Короткие перерывы между циклами работы позволяют отдохнуть и восстановить энергию. Это может помочь избежать переутомления, которое часто влияет на работоспособность.

О том, как отличить усталость от эмоциональной перегрузки и какие техники повышения продуктивности можно использовать в работе, рассказали в статье «Соберись и сделай: как сконцентрировать внимание на задаче». 

Улучшить планирования времени

Метод Pomodoro призывает выделить определённое количество «помидоров» на выполнение каждой задачи. Это помогает оценить, сколько времени требуется на каждую задачу, и планировать свой день более эффективно.

А если справиться с этой задачей без подготовки трудно, рекомендуем сначала пройти наш курс по тайм-менеджменту. Там же вы узнаете, что делать, если времени постоянно нет и отдых превратился в непозволительную роскошь (спойлер: это решается). 

Бороться с прокрастинацией

Таймер задаёт конкретные временные рамки, что помогает сконцентрироваться на задаче и избежать откладывания, стимулирует к действию.

Управлять своим временем

Последовательное использование метода Pomodoro помогает более осознанно управлять временем, оценивать продолжительность задач и выявлять проблемные области, в которых можно улучшить эффективность работы.

В целом техника Pomodoro помогает создать структуру и ритм рабочего времени, что способствует более эффективной и продуктивной работе и возникновению того самого, желанного и прославленного состояния потока.

Как планировать время по методу Pomodoro

Как и всё новое, метод может не сразу стать для вас рабочим инструментом. Вот несколько советов, как плавно сделать его частью вашей обычной жизни.

Составьте список задач

Можно разделить большие цели на более мелкие пункты, чтобы каждую задачу можно было выполнить в ограниченный отрезок времени.

Установите приоритеты

Определите наиболее важные и срочные для выполнения задачи. Это поможет вам распределить время, сосредоточиться на наиболее значимых пунктах и включаться в работу именно с них.

Также спланировать день помогает деление задач по категориям: 

• жёсткие — привязаны ко времени,
• гибкие — можно выполнить в любой момент,
• бюджетируемые — требуют большого количества времени на выполнение в любой момент дня.

Оцените время

Сколько «помидоров» потребуется на каждую задачу? Важно учесть разные исходы и оставить себе чуть больше времени, чем требуется.

Запустите таймер

Выполняйте задачу в течение одной «помидорки», не отвлекаясь ни на что другое, а через 25 минут со звонком таймера сделайте короткий пятиминутный перерыв: отдохните, потянитесь, сделайте небольшую физическую разминку, выпейте воды.

Важно: если в голову приходит другая задача или идея, запишите её на бумаге, чтобы не потерять концентрацию (да, эта техника — враг многозадачности).

Добавьте перерыв

После завершения четырёх «помидоров» сделайте паузу 15–30 минут. Это время можно использовать для отдыха, расслабления или выполнения других нерабочих дел.

Проанализируйте результат

В конце дня или после выполнения всех задач сделайте обзор, оцените свою продуктивность и запишите прогресс. 

Бывает, что в потоке рабочих задач мы даже не представляем, сколько времени занимает каждое дело. Например, простая проверка рабочих чатов может отнимать несколько часов, а текст доклада будет готов уже через 30 минут продуктивной работы. 

Такая рефлексия в конце дня помогает оценить реальное количество ресурсов, которые расходуются на каждую задачу, пересмотреть приоритеты и понять, комфортно ли вам работать в ритме Pomodoro.

Сколько «помидоров» реально потратить на задачи

Количество «помидоров», которое фактически потребуется на выполнение каждой задачи, может меняться в зависимости от сложности, объёма работы и индивидуальных особенностей вашего рабочего процесса.

В первое время можно исходить из стандартного восьмичасового рабочего дня — это 16 помидоров без учёта отдыха. 

Оценить реальное количество ресурсов можно только с опытом, регулярно наблюдая за своим режимом дня, — во время выполнения ежедневной задачи используйте таймер и зафиксируйте время, которое вы потратили. В конце недели обратите внимание на среднее время, которое эта задача занимает. 

Влиять на работоспособность могут самые разные факторы:

• усталость и недосып,
• плохое самочувствие
• температура воздуха и погода,
• время суток, день недели и даже сезон,
• голод или, наоборот, переедание,
• стресс и фоновое напряжение.

О последнем пункте рассказали подробнее в статье «No stress: как справиться с напряжением, если оно мешает жить».

При регулярном наблюдении вы сможете заранее прогнозировать наиболее благоприятные часы для работы и снижать нагрузку в остальное время. 

Как перестать отвлекаться

Иногда поймать состояние потока не получается даже с ограничением по времени и тикающим таймером. В этом случае можно помочь себе дополнительно: придумайте награду за быстрое выполнение задачи, смените обстановку, отключите уведомления на телефоне (или выключите его совсем), вспомните о глобальной цели своей работы и повесьте её перед глазами. 

Бывает, что лень и прокрастинация — индикатор других, более глубоких проблем. Если одно и то же дело постоянно висит невыполненным, причина может скрываться в отсутствии мотивации или выгорании. Подумайте: с чем именно связано сопротивление и есть ли возможность делегировать задачу, отложить её на время или вообще отказаться от выполнения? 

Как настроить метод под себя

Pomodoro — гибкий инструмент, который можно адаптировать в соответствии с вашими потребностями и рабочим графиком.

Определите длительность «помидоров» — стандартное время работы в 25 минут подходит далеко не всем. Вы можете пробовать разные варианты и найти оптимальный. 

Вот пример графика работы по Pomodoro:

Существуют сайты с трекерами и даже расширения, которые можно использовать в различных браузерах.

Используйте вариант на свой вкус или обычный будильник на телефоне, и пусть все ваши дела будут переделаны за наименьшее количество «помидоров»!