Эффективные техники тайм-менеджмента – как управлять своим временем

Когда мы становимся старше, нам кажется, что время бежит быстрее. Практически каждый из нас мог сделать такое наблюдение в течение жизни. Как будто  бы с каждым днём секунды сжимаются, и мы ничего не успеваем. На самом же деле это загадочный временной парадокс — по большей части наших рук дело.

В двадцать первом веке технологии шагнули вперёд — на человека обрушился гигантский поток информации, практически ничем не ограниченный, постоянно обновляются технологии, появляются новые профессии и учебные дисциплины. Люди заняты поглощением и обработкой этой информации, и также им приходится взрослеть, работать, строить новые связи и постоянно увеличивать количество своих обязательств. Вдобавок появились социальные сети, и слегка потерявшийся в этой груде человек может посмотреть на тех, кто успевает гораздо больше него, огорчается, начинает прокрастинировать и попадает в замкнутый круг.

Именно поэтому сейчас так много говорят о тайм-менеджменте. Способность быстро адаптироваться в информационном пространстве, грамотно планировать свои задачи и преодолевать прокрастинацию становится востребованным навыком. Главное — найти собственный экологичный способ управления временем. Этому тоже можно научиться и отыскать свой идеальный метод.

Что такое тайм-менеджмент и зачем его использовать

Тайм-менеджмент — это целая система различных техник и методов, которые позволяют управлять своим временем, развивать навык самоорганизации, эффективно работать над задачами и не переутомляться.

Тайм-менеджмент широко применяется в организациях, где множество людей должны выполнять и контролировать процессы, соблюдать сроки и оставаться продуктивными. 

Подходят эти методы и для планирования в личной жизни, где так же важно находить время для всех важных дел и оставлять место для отдыха и развлечений. 

Принципы тайм-менеджмента

Одна из концепций, популярных среди успешных людей, — это принцип Парето, согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата. Это условный закон, говорящий, скорее, о том, что отношения между причинами и следствиями неравномерны. Например, во многих случаях прибыльный бизнес строится на том, что 80% выручки приносят 20% клиентов, а в компаниях 20% сотрудников делают 80% работы.

Это мнемоническое правило даёт возможность оценить, как много усилий мы к чему-то прикладываем и стоит ли оно того. 

Можно выделить несколько общих принципов тайм-менеджмента. Если их комбинировать и дополнять с умом, можно достичь впечатляющих успехов.

Составляйте списки дел

Это основа планирования. Подберите удобный формат записи: ежедневник, стикеры, пробковая доска, крестики на руке, правильно составленное расписание не только избавят вас от неловких ситуаций с забытыми делами, но также позволят умело управлять своим временем и вообще настроят на рабочий лад. 

Расставляйте приоритеты

Научились составлять список задач — теперь отработайте навык определения самого важного дела, чтобы сосредоточить на нём наибольшее количество ресурсов. Остатки распределите по менее важным делам, и, может быть, вы даже что-то сможете перенести, чтобы не переутомиться.

Делегируйте

Особенно если вы руководитель или предприниматель. Старайтесь выполнять только ту работу, которую действительно никто не сделает за вас. В личном планировании этот пункт тоже важен — если чувствуете, что не справляетесь с нагрузкой, просите помощи у тех, кто может вам помочь. 

Принципы тайм-менеджмента в работе позволят сократить нагрузку не в ущерб эффективности.

Ставьте конкретные цели

Когда занимаетесь планированием, руководствуйтесь принципом «лучше меньше» (и конкретнее). Если вы хотите заработать много денег, попасть в список Forbes, купить остров — поделите эту цель на малые сегменты: увеличить прибыль в этом месяце, найти новых поставщиков, открыть ещё один филиал в соседнем городе. Важно видеть взаимосвязь, как маленькие шаги приближают вас к намеченной точке. 

Отдыхайте качественно

Не бросайтесь вслед за мотивационным блогером, который говорит, что не тратит время на пустые развлечения вроде просмотра сериалов или компьютерных игр и занят только саморазвитием и спортзалом. Такой экстремальный тайм-менеджмент применяется лишь в крайних случаях, а в повседневности чреват нервными срывами и прокрастинацией. Качественно отдыхать — значит делать то, что приносит вам радость, только в разумных пределах и с заранее заложенным на это временем. Здесь применим тот же принцип, что и со здоровым питанием без суровых ограничений, — вы едите что хотите, следя лишь за количеством, и вас не тянет съесть все торты в округе. Мы писали об этом подробнее в статье о принципах work-life balance.

Помните: полезные привычки приживаются постепенно, и главное в этом деле — дисциплина и последовательность. Как только вы освоите главные принципы тайм-менеджмента, можно усилить свою эффективность с помощью продвинутого курса «Личная эффективность. Тайм-менеджмент — управление временем», где описаны полезные лайфхаки, которые вам непременно пригодятся.

Популярные техники тайм-менеджмента

Существует немало готовых рецептов тайм-менеджмента, с помощью которых можно начать улучшать свою жизнь уже сейчас. Вся прелесть — в разнообразии, ведь люди разные, и всем не может подойти одна и та же строгая схема. Познакомим вас с популярными техниками, которые вы сможете взять на вооружение.

Важное — сейчас, неважное — потом или никогда

Эту схему можно увидеть в бестселлере Максима Дорофеева «Джедайские техники». Она универсальна для любых задач, когда их перегруз приводит к прокрастинации. Согласно этой технике, все задачи нужно поделить на три части:

• важные (задача, которую можно и нужно выполнить быстро, делается прямо сейчас);
• несрочные (то, что требует тщательного анализа в условиях нехватки времени, заносится в список задач);
• неважные (смело откладывается).

Больше о джедайских техниках расскажет «Курс по внедрению джедайских техник» на платформе Edutoria.

Матрица Эйзенхауэра

Эта система распределения задач разработана президентом США Дуайтом Эйзенхауэром в середине XX века. 

Удобная, лаконичная матрица Эйзенхауэра помогает выделить дела, которыми нужно заняться самому и очень быстро. Что-то можно отдать другим исполнителям, а чем-то лучше не заниматься вовсе, если не хватает времени.

Поедание лягушки

Мудрость от бизнес-тренера Брайана Трейси — с утра необходимо «съесть лягушку» то есть самую неприятную и трудную часть работы сделать сразу, не откладывая на потом. Как правило, с утра ещё есть силы и ресурс, а после завершения сложной части работы остальное покажутся лёгкими и не перегрузит вашу потрудившуюся голову. 

В нашей статье «Как справиться с прокрастинацией» мы об этом говорили подробнее.

Метод Pomodoro

Метод помидора — система, придуманная экспертом по совершенствованию процессов Франческо Чирилло. Суть такова: «помидор» — это временной отрезок из 30 минут. 25 минут вы работаете, 5 минут отдыхаете. Через каждые четыре подхода вам положен перерыв 30 минут. А мы уже подробно рассказали в блоге про этот метод.

Девять дел

В этой системе с говорящим названием вы берёте девять дел и расставляете их в таком порядке:

• одно большое, 
• три средних,
• пять маленьких.

Это хорошая тренировка для навыка расстановки приоритетов.

Три дела

В отличие от системы девяти дел, здесь выделяют только три задачи, но самые важные, которые требуется сделать обязательно. А всё остальное выполняется уже в произвольном порядке. 

Getting Things Done (GTD)

Метод Getting Things Done переводится как  «доведение дел до завершения». Его автор — знаменитый бизнес-тренер Дэвид Аллен, который предположил, что человеческий мозг гораздо лучше генерирует идеи, нежели хранит их. 

В этом методе задачи проходят строгий отбор в соответствии с деревом решений. 

Главное — следовать принципам, которые являются обязательными условиями для работы этой техники:

1. Обязательно фиксировать задачи, ничего не запоминать.
2. Упрощать всё максимально, информацию с разрозненных стикеров переписать в ежедневник.
3. Упорядочить задачи.
4. Концентрироваться на том деле, которое вы сейчас делаете.
5. Составлять списки конкретных действий, нужных для выполнения задачи.
6. Всегда заканчивать начатое. 

Fresh or Fried

Метод с таким забавным названием («Свежий» или «Поджаренный») довольно интенсивен, однако позволяет грамотно расставить приоритеты в делах.

Накануне составьте список задач на день, начиная с самых важных. Слово «свежий» описывает вас с утра, когда и рекомендуется решать самые сложные и тяжкие задачи. В результате этого ваш мозг неизбежно становится «поджаренным», и ему уже останутся только маленькие рутинные дела, которые не будут сильно утомлять.

А вечером снова садитесь за список на следующий день.

Техника временных блоков

Метод временных блоков немного похож на обычный распорядок дня — с тем отличием, что мы пишем список только для важнейших вещей, а не для всех дел на сегодня. Секрет в том, чтобы сразу распланировать, когда мы должны заняться конкретной задачей и сколько на неё должно уйти времени. В этот временной промежуток следует заниматься только этим делом и не отвлекаться на другие.

Примерно так:

10:00 — 11:00 Ответить на все письма в почте и сообщения в рабочих чатах

11:30 — 12:30 Написать и утвердить план постов для соцсетей заказчика

13:00 — 14:30 Закончить статью для сайта

15:00 — 16:30 Созвон по поводу контент-плана на месяц

18:00 — 19:00 Учить китайский язык

В этом перечислении видно, что вам не обязательно строго прописывать сами виды отдыха, перерывы на обед или прогулку. В промежутках между рабочими и важными задачами вы можете делать что угодно, главное — не нарушать установленный порядок. 

Zero Inbox (Ноль входящих)

Речь о правилах для электронной почты — всегда оставлять пустой папку «Входящие». Любые входящие письма следует сразу брать в работу и распределять по категориям: ответить сразу, пометить как ожидающее ответа, удалить и так далее. Если позволяет клиент электронной почты, можете заранее настроить приход писем в разные папки, в зависимости от отправителя. 

Zen to Done (ZTD) (Дзен-продуктивность)

Несколько изменённая концепция GTD, где действия с задачами необходимо довести до автоматизма:

• собрать информацию в одном месте,
• обработать информацию,
• сортировать заметки по категориям (работа, дом, учёба, хобби),
• спланировать обязательные задачи на день заранее,
• выполняя задачу, сконцентрироваться на ней максимально,
• писать короткие ёмкие списки,
• соблюдать режим,
• делать то, что хочется,
• регулярно пересматривать задачи, убирать ненужные.

Метод «90 на 30»

Ещё одна техника на базе временных интервалов, на этот раз от Тони Шварца, основателя компании The Energy Project.

Тут на работу приходится 90 минут, а 30 минут — на отдых. Первые два таких цикла отведите на самые важные дела, дальше — по убыванию важности.

Если нет сил и ресурса работать полтора часа без перерыва, попробуйте допустимый метод метод «52 на 17», где 52 — это работа, а 17, соответственно, отдых.

Канбан

Эта техника родом из Японии, её название в переводе означает «рекламный щит, вывеска».

Здесь главенствует визуализация. В качестве основы рисуются три столбца: «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Задача вписывается в нужный столбик и по мере выполнения перемещается в другие. 

Можно обращаться с таблицей как удобно — использовать стикеры, которые вы будете переклеивать, а может, вам больше нравится зачёркивать задачу и вписывать в следующий столбик, чтобы видеть всю историю. В любом случае, это удобный способ отслеживать запланированные, текущие и закрытые процессы. 

Автофокус

Эту технику изобрёл Марк Форстер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности. Автофокус — полностью интуитивный метод, скорее, работающий на подсознательном уровне. Вы пишете список из всех вещей, которые когда-либо хотели сделать. Читаете его до тех пор, пока не остановитесь на какой-то одной задаче, чувствуя желание приступить именно к ней. Делаете сколько хотите, и если не закончили, то переносите её в конец списка и ищете таким же образом следующую.

Способ довольно щадящий и может не подойти для строгих бизнес-задач с дедлайнами, но вполне пригодится тем, кто не спеша выходит из выгорания.

Сделайте это завтра

Ещё одна техника от Марка Форстера. Он считает, что прилетевшие в течение дня задачи вполне могут подождать. Как это работает?

Составьте список дел на сегодня и не отступайте от него в течение всего дня. Если появляются новые задачи сверх плана — они автоматически попадают в список на завтра. Утром следующего дня дополните этот перечень финально и работайте уже с ним. Так вы убережёте себя от завала, когда под натиском внезапных новых задач пропадают текущие — и ваши силы вместе с ними.

Система 4D

Автор методики — мотивационный автор Эдвард Рэй. В названии зашифрованы четыре слова на букву D, которые можно применить к задаче:

Do (сделать) — задача, которую можете сделать только вы.
Delegate (делегировать)  — всё, что можно поручить.
Delete (удалить) — дела, от которых можно безболезненно отказаться.
Delay (отложить) — нужные вещи, которые стоит сделать, но не получается приступить немедленно из-за их сложности. Главное правило — если откладываете задачу, пропишите срок, когда должны к ней вернуться. 

Система Тима Ферриса

В системе эксперта по продуктивности Тима Ферриса лежит рассмотренный нами ранее принцип Парето — 80% дел можно сделать за 20% времени. Только с одним условием — в эти 20% работы вы максимально на ней сконцентрированы и ни на что не отвлекаетесь. В итоге это позволяет эффективно работать в меньшем промежутке времени, а оставшиеся 80% занимают более легкие задачи и дела для души. 

10 минут

Этот метод применяется, когда совсем невмоготу браться за задачи, прокрастинация приняла угрожающие масштабы и действительно сложно понять, с какого конца начинать. Сделайте над собой усилие, пообещав себе, что потратите на задачу всего 10 минут. Как правило, этот приём срабатывает, и за 10 минут человек успевает втянуться в работу так, что на самом деле уже сам хочет её закончить.

Приложения для управления временем

Вы можете сами выбирать любые технические средства, с помощью которых будете внедрять различные методы тайм-менеджмента в свою жизнь. Можно писать в ежедневник, на стикерах и досках, использовать какие угодно носители. 

Если всё-таки вам удобнее работать с достижениями цифровых технологий, мы поделимся несколькими приложениями, которые помогают распределять время и фиксировать нужные дела.

1. LeaderTask — можно использовать и на работе, и для себя лично. Используйте, чтобы контролировать своё расписание, вносить списки задач, создавать проекты и канбан-доски, а ещё, конечно, следить за временем.

2. Any.do — удобно создавать напоминания о делах с указанием времени и места, расставлять приоритеты и организовать текущие дела. Синхронизируется между гаджетами.

3. TickTick — приложение с широким функционалом, где можно также добавлять задачи, контролировать сроки и дедлайны, отслеживать календарь. Удобно пользоваться в командной работе.

4. Todoist — легко добавлять задачи, расставлять их в приоритетном порядке и даже делегироватькому-то. Можно подключить к почте и таким образом ещё лучше синхронизировать процессы.

5. Trello — широко используется в командах, но подходит и для ипользования в одиночку. Удобная доска с карточками наглядно показывает текущие дела, исполнителей и сроки. 

Книги по тайм-менеджменту

Авторы многих техник, о которых мы уже говорили выше,написали познавательные труды на тему тайм-менеджмента. Мы перечислим несколько знаковых книг по теме, которые стоит прочитать, если хочется узнать больше и как следует вникнуть в тему. 

• Франческо Чирилло «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»
• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
• Дэвид Андерсон «Канбан. Альтернативный путь в Agile»
• Максим Дорофеев «Джедайские техники»
• Марк Форстер «Сделай это завтра»
• Майкл Бреус «Всегда вовремя»
• Глеб Архангельский «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» 

Заключение

Тайм-менеджмент — глубокая и объёмная тема, которую можно изучать постоянно и открывать для себя новые грани. Большой его плюс — постоянное и динамичное развитие, в процессе которого создаются новые техники и методики, разрабатываются эффективные схемы, выходят интересные и полезные книги. В итоге это разнообразие позволяет всем найти что-то для себя, ведь каждый из нас уникален. 

Важно помнить, что любая эффективная система тайм-менеджмента — это не жёсткие ограничения, которые превратят вашу жизнь в сплошные списки и схемы (если только вы не стремились именно к этому изначально). Умение планировать и расставлять приоритеты в делах, напротив, освободит ваш разум и оставит больше времени для творчества и важных мыслей. А мы всегда рады помочь и ответить на самые актуальные вопросы!